Suurin uudistus sitten 1600-luvun

Mari Hautamäki

Kaikki Kokkolan rovastikuntaan kuuluvat yhdeksän seurakuntaa kuuluvat nyt Kokkolan aluekeskusrekisteriin.
- Ja tietenkin aluekeskusrekisterissä on mukana myös Kokkolan seurakuntayhtymään kuuluva Kokkolan ruotsalainen seurakunta, joka puolestaan kuuluu Porvoon hiippakuntaan ja Pedersören rovastikuntaan, aluekeskusrekisterin rekisteripäällikkö Heli Vepsäläinen muistaa tarkentaa yhtymän omasta ”erikielisestä lampaasta”. 
Viime viikon torstaina Kokkolassa, seurakuntakeskuksen Mikael-salissa järjestetyssä allekirjoitustilaisuudessa osapuolet sopivat kirkonkirjojenpidon kokonaisvaltaisesta hoitamisesta aluekeskusrekisterissä. 
- Aluekeskusrekistereihin siirtyminen on valtakunnallisestikin suuri uudistus kirkonkirjojenpidossa, suurin sitten 1600-luvun, jolloin kirkonkirjojenpito aloitettiin, Vepsäläinen tietää.

Monelle aluekeskusrekisteriin liittyneelle pienelle seurakunnalle sopimuksen allekirjoittaminen tietää helpotusta julkiseen viranomaistyöhön. 
- Kirkonkirjojenpidossa on huomioitava tietosuoja, tietoturva, kansalaisten yhdenvertaisuus, yleinen etu ja palveleminen molemmilla kotimaisilla kielillä. Kirkonkirjojenpitoon kuuluvia asiantuntemusta vaativia viranomaistehtäviä ovat avioliiton esteiden tutkinnat, rekisteröinnit ja virkatodistusten laatiminen, Vepsäläinen listaa. 

”Kaikki viranomaistehtävät hoidetaan aluekeskusrekistereissä ja seurakunnat voivat keskittyä seurakunnallisten tehtävien hoitamiseen.”
Heli Vepsäläinen, rekisteripäällikkö

- Nyt allekirjoitetun ja viimeisten seurakuntien kohdalla ensi vuoden alusta voimaan tulevan sopimuksen jälkeen kaikki edellä mainitut viranomaistehtävät hoidetaan aluekeskusrekisterissä, ja aluekeskusrekisterissä mukana oleva seurakunta voi keskittyä seurakunnallisten tehtävien hoitamiseen, Vepsäläinen lisää.

Perhon seurakunnan talouspäällikkö Katri Haukilahti uskoo keskusrekisterin tuovan helpotusta myös omaan työhön.
- Koko viime kevään ja kesän kirkon jäsentietojärjestelmässä tuli virkatodistusten ja sukuselvitysten laatimiseen uusia muuttuvia ohjeita. Näin pienen seurakunnan työntekijän näkökulmasta tuntuu helpottavalta, että nämä viranomaistehtävät siirtyvät aluekeskusrekisterille, talouspäällikkönä, kanslistina  ja välillä leirivalvojanakin seurakunnan leireillä töitä tehnyt Haukilahti sanoo. 
Perhon kirkkoherra Eija Seppä näkee yhteistyön aluekeskusrekisterin kanssa myös helpotuksena, ja mahdollisuutena keskittyä enemmän seurakunnalliseen työhön.

Toholammin seurakunta on jo vuoden verran tehnyt yhteistyötä Kokkolan aluekeskusrekisterin kanssa, ja seurakunnan talouspäällikön Irmeli Kivelän mukaan yhteistyö on ollut saumatonta.
- Yhteistyö on toiminut todella hyvin. Heli Vepsäläisen lisäksi meillä on ollut oma yhteyshenkilö Kokkolan aluekeskusrekisteristä, jonka kanssa olemme asioineet. Perusteellista infoa on tullut säännöllisesti, Kivelä kiittelee.
- Iso huoli on pudonnut Kokkolan aluekeskusrekisteriin liittymisen jälkeen harteilta, kirkkoherra Jorma Harju lisää.
Kivelä lisää yhteistyön olevan erityisesti sukuselvityksissä ja paikallista tuntemusta painottavissa töissä kahdensuuntaista.

”Iso huoli on pudonnut harteilta aluekeskusrekisteriin liittymisen jälkeen.”
Jorma Harju, kirkkoherra

Kokkolan seurakuntayhtymän hallintojohtaja Anne Jokela on iloinen, että kaikki Kokkolan rovastikunnan seurakunnat on saatu mukaan aluekeskusrekisteriin.
- Esimerkiksi pienen seurakunnan kirkkoherranviraston supistetut aukioloajat eivät enää rajoita virkatodistusten tilauksia, vaan seurakuntalaista voidaan palvella aluekeskusrekisterissä, laajemmin aukioloajoin, sähköpostitse sekä puhelimitse.

Mutta mitä muutoksia uudistus tuo seurakuntalaiselle?
 - Aluekeskusrekisteritoiminta säästää tilaajan aikaa ja vaivaa kun esimerkiksi virkatodistukset perunkirjoitusta varten voi tilata yhdestä paikasta – siitä aluekeskusrekisteristä, jonka alueella vainajaon viimeksi ollut kirkon jäsenenä, Vepsäläinen avaa.
Kaikkiaan Suomessa on tällä hetkellä 15 aluekeskusrekisteriä, joista Oulun hiippakunnassa toimii Kokkolan lisäksi kaksi: Oulu ja Rovaniemi.
Kirkonkirjojenpito on myös julkista viranomistyötä, joka vaatii erityisosaamista. 
Aluekeskusrekistereiden henkilökunta on saanut tähän koulutuksen.
- Meneillään olevassa kirkonkirjojen uudistusprosessissa keskittämällä työt aluekeskusrekistereihin taataan myös ammattitaito, perehdyttäminen, lomasijaistamiset, palvelun katkeamattomuus sekä taloudellinen tehokkuus, Vepsäläinen huomauttaa. 

Neljän toimintavuotensa aikana Kokkolan aluekeskusrekisteri on osoittautunut tehokkuutensa ja ketteryytensä. 
- Toimitusaikamme on koko toimintamme ajan pysynyt kahdessa viikossa, ja siinä tulemme pysymään jatkossa, Vepsäläinen lupaa. 
- Kuulumme Kirkkohallituksen valtakunnalliseen sukuselvityspalvelun jalkauttamiseen liittyvään pilottihankkeeseen ja sen myötä voimme laatia Etelä-Suomen ruuhkautuneille keskusrekistereille sopimuksen mukaisesti valtakunnallisia virkatodistuksia  –  omien valtakunnallisten virkatodistusten lisäksi.

Tällä hetkellä Kokkolan aluekeskusrekisteri auttaa purkamaan Vantaan aluekeskusrekisterin ruuhkaa.