Kokkolassa on ketterä aluekeskusrekisteri

Teksti ja kuvat: Mari Hautamäki

Seurakunnat voivat hoitaa kirkonkirjojenpitoa vuoden 2021 loppuun saakka. Sen jälkeen seurakunnan tulee olla liittynyt  johonkin aluekeskusrekisteriin tai keskusrekisteriin. Linjaus on kirkkohallituksen.

- Senkin jälkeen oman seurakunnan kirkkoherranvirastoissa tai seurakuntavirastossa hoidetaan oman alueen seurakunnallisten tilaisuuksien ja toimitusten aika-, paikka- ja työntekijävarauksia sekä asiakaspalvelu aukioloaikojen puitteissa, Kokkolan aluekeskusrekisterin rekisteripäällikkö Heli Vepsäläinen kertoo.

Kirkkohallitus kehotti jo vuonna 2015 seurakuntia ja seurakuntayhtymiä omaehtoisesti muodostamaan alueellisia keskusrekistereitä kirkonkirjojenpidon hoitamiseksi. 
Vuoden 2017 alusta Kokkolan seurakuntayhtymän yhteyteen perustettu Kokkolan aluekeskusrekisteri on yksi Suomen 12 aluekeskusrekisteristä. 
Valtakunnallisesti verraten pienenä ja ketteränä yksikkönä se aloitti valtakunnallisten virkatodistusten pilotoimisen marraskuussa 2019.
Kevään aikana Kokkolan aluekeskusrekisterin työntekijöistä suurin osa suoritti teoria- ja näyttökokeet, jotta oikeudet laatia valtakunnallisia virkatodistuksia täyttyivät. 

- Sen jälkeen kaikki virkatodistukset, joita on pyydetty alueemme seurakunnissa kuolleesta, seurakuntaan kuuluvasta vainajasta, on laadittu keskitetysti Kokkolan toimipisteessä, Vepsäläinen kertoo.

Kokkolan aluekeskusrekisterissä työskentelee tällä hetkellä viisi henkilöä, jotka kaikki tekevät kirkonkirjojenpidon lisäksi myös muita töitä.

- Osa työajasta kuluu kirkkoherran- tai seurakuntavirastossa erilaisten toimitusten ja tilaisuuksien ajan- ja tilanvarauksissa ja niiden yhteensovittamisessa. Rekisterisihteerit hoitavat asiakaspalvelua ja kohtaavat  ihmisiä elämän suurissa tilanteissa. Näiden lisäksi työhön voi kuulua vielä jotain seurakunnallisia työtehtäviä sekä tietosuoja-asioita, Vepsäläinen listaa.

- Aluekeskusrekisterimme on jäsen- ja työntekijämäärältään Suomen pienimpiä aluekeskusrekistereitä. Pienuudesta on hyötyä, koska voimme toimia ketterästi ja joustavasti kuunnellen jäsenseurakuntia ja ottaa pienten jäsenseurakuntien toiveet yksilöllisemmin huomioon, Vepsäläinen vakuuttaa.

Suomessa on aluekeskusrekistereiden lisäksi viisi keskusrekisteriä. Nämä kaikki hoitavat kirkonkirjojenpitoa laajemmalta kuin oman yhtymän tai seurakunnan alueelta. Tällä hetkellä 11 yksikköä laati valtakunnallisia virkatodistuksia. 
Manuaalisesti laadittavia virkatodistuksia, jotka sisältävät vainajan tiedot tietyltä elämän ajanjaksolta, voidaan vielä laatia muissa toimipisteissä. 

- Näitä tarvitaan silloin, jos vainaja on kuollut sellaisessa seurakunnassa, joka ei vielä kuulu mihinkään aluekeskusrekisteriin, Heli Vepsäläinen tarkentaa.

Kokkolan aluekeskusrekisterin perustamisella alueelle taattiin paikallinen toimija, joka hoitaa Keski-Pohjanmaan alueen seurakuntien kirkonkirjojenpidon. 

- Meillä on kahden viikon toimitusaika. Virkatodistustilaus voidaan laatia nopeamminkin, jos työtilanne sen sallii. Tällä hetkellä tilaustilanteemme on hyvä eli jos kuolintieto on järjestelmässä, laadimme virkatodistukset viikossa, Vepsäläinen listaa. 
Koska Kokkolan aluekeskusrekisterin oma tilauskanta on pieni, se mahdollistaa kirkkohallituksen antaman pilotointiluvan puitteissa auttaa pitkien toimitusaikojen kanssa kamppailevia muita  aluekeskusrekistereitä.

- Tänä syksynä olemme tehneet yhteistyötä Espoon aluekeskusrekisterin kanssa ja laatineet heidän jäsenistään valtakunnallisia virkatodistuksia, Vepsäläinen kertoo. 

Espoossa toimitusaika oli yhteistyön alkaessa kolme kuukautta, tällä hetkellä käsittely aika on keskimäärin kolme viikkoa. 

- Aiemmin keväällä laadimme Helsingin keskusrekisterin jäsenille valtakunnallisia virkatodistuksia. Helsingin käsittelyaika oli yhteistyömme alkaessa kuusi viikkoa, kesällä Helsingin keskusrekisterin käsittelyaika oli jo lyhentynyt kolmeen viikkoon, Vepsäläinen kertaa.

Kokkolan aluekeskusrekisterin rekisteripäällikkö Heli Vepsäläinen (vas.) ja rekisterisihteerit Anu Keski-Rahkonen, Katariina Hakkarainen-Jylhä, Anni Syrjälä sekä Maria Nystedt tekevät kirkonkirjojenpidon lisäksi myös muita töitä, kuten palvelevat asiakkaita seurakunnallisten toimitusten ja tilaisuuksien ajan- ja tilanvarauksissa. Kuva: Mari Hautamäki

Kirkonkirjojenpito on kirkossa tehtävää julkista viranomaistyötä, jossa on huomioitava tietosuoja ja tietoturva, kansalaisten yhdenvertaisuus ja yleinen etu. Valtakunnallisten sekä manuaalisesti laadittavien virkatodistusten lisäksi Kokkolan aluekeskusrekisterissä hoidetaan sukututkimuksia.

- Sukututkimusta teemme tuntiveloituksella. Hinta ensimmäiseltä puolelta tunnilta on 45 euroa, ja seuraavat alkavat 30 minuutin jaksot ovat 20 euroa, Vepsälänen kertoo. Virkatodistusten ja sukututkimusten viimeisimmät hintatiedot löytyvät nettisivuiltamme. Virkatodistuksista perittävistä maksuista päättää kirkkohallitus. 

Näin tilaan virkatodistuksen tai avioliiton esteiden tutkinnan

Virkatodistuksen voi tilata nettilomakkeella. Sen korvaa marraskuussa julkaistava valtakunnallinen, sähköinen virkatodistustilauspalvelu. Voit myös soittaa aluekeskusrekisteriin (p. 06 829 6261 tai p. 050 3147 261) tai omaan tuttuun kirkkoherran- tai seurakuntavirastoon, mistä pyyntö välitetään aluekeskusrekisteriin.

Sukututkimustilauksia otetaan vastaan vain kirjallisina. Nettisivulta voi tulostaa lomakkeen ja palauttaa sen aluekeskusrekisteriin sähköpostin liitteenä tai kirjeenä. 
Lisäksi sukututkijoilta pyydetään EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 30 mukainen seloste käsittelytoimista. Sen vaatimuksen voi osoittaa laatimalla rekisteriselosteen ja liittämällä se sukututkimustilauksen mukaan.

Avioliiton esteiden tutkinta on helppo suorittaa netissä esteidentutkinta.fi -sivuoston kautta tai tulostaa sivulta lomake, jonka voi palauttaa kirkkoherranviraston kautta aluekeskusrekisterille tutkittavaksi. Vihille aikova pariskunta voi myös tulla käymään kirkkoherranvirastossa ja täyttää lomakkeen paikan päällä. 
Avioliiton esteiden tutkiminen kestää seitsemän vuorokautta, ja asiakirja on voimassa neljä kuukautta. Avioliiton esteiden tutkinta täytyy olla aina tehtynä ennen avioliittoon vihkimistä.

Lisätietoja Kokkolan aluekeskusrekisteristä osoitteessa:
kokkolanseurakuntayhtyma.fi/info-ja-asiointi/aluekeskusrekisteri